Appsheet Side Project- 회의실 예약 관리 1

지난 3년간, 여러 프로젝트 PM을 경험하면서 
닥치는대로 기획, 디자인 공부를 병행하였다.
그러면서, 내가 스터디한 것을 실제 업무에 적용해서 디밸롭하기도 하였지만,
한편으로, 시점과 사정상 여의치 않은 경우도 많았다.

마침, 회사생활을 하면서 스스로 문제의식을 느낀 게 있었다. 
갑자기 우리팀이 쓰던 층에 여러 팀이 동시에 입주하면서,
회의실 사용 및 관리 시스템이 있으면 좋겠다고 느꼈다. 
평소 관심있던 노코드 앱 개발을 통해, 사이드 프로젝트로 진행하면서,
기획, 디자인 공부를 해왔던 것 역시 사이드 프로젝트에 포함하면 좋겠단 생각이 들었다. 

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총 아래 단계로 해당 사이트 프로젝트를 추진해나갈 것이다.

전략 수립 -> 기획 -> 개발 -> 기능 개선 -> 테스트 

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전략수립

아래 순서대로 비즈니스 문제 등을 분석하여, 개발 전략을 정리하였다.
- 비즈니스 문제 분석
- 사용자 분석
- 비즈니스 환경 분석 
- 개발 및 전개 전략 도출 

 

1. 비즈니스 문제 분석
3가지로 나누어 분석했다. 
1번과 2번의 문제를 해결하기 위해서는 APP 개발이라는 솔루션 도입이 필요하다.
한편, 3번은 APP 개발 이후에도 발생가능한 문제를 조명했다. 

1. 당면한 비즈니스 문제 
정해진 사무공간에 갑자기 여러개의 팀이 입주하게 되었다.
입주한 팀에 비례하여 회의실이 증가한 건 아니였으므로
회의실 사용 경험이 복잡해지는 것은 당연한 수순으로 예상된다. 
공용으로 회의실을 사용하면서, 
상호 예약 정보가 엇갈린다던지 하는 문제가 발생할 소지가 생겼다.
마찬가지로, 예약 정보를 공개적으로 조회할 수 있는 채널이 부재한 것 역시
문제이자 문제의 원인이기도 하다. 

2. 향후 발생 가능한 문제
다른 팀이 입주하면서, 회의실 내 장비를 업그레이드하였다.
해당 장비 사용은 공용으로 하되, 자산의 소유는 특정 팀인 상황이다.
한편, 나머지 회의실 내 장비는 반대로 우리팀 소유의 자산이지만 공용으로 사용하고 있다.
향후, 회의실을 공용으로 사용하면서 발생하는 장비의 손괴에 대해서
책임 소지를 묻고 따질 때, 이력관리가 필요할 것으로 생각된다. 

3. 솔루션 도입 이후 발생 가능한 문제
사회적으로 안착 단계가 필요하다.
종이팻말을 걸어 붙이는 것 대비, APP 사용을 강제하는 것이 
전환비용이 생각보다 높을 수 있다. 키오스크 사례처럼 말이다.
회사에서 도입하는 솔루션이기 때문에, 팀장급 이상의 리더들이 권력을 빌릴 수 있으면 좋을 것 같다. 
또한, 각 팀별 전환비용의 허들을 넘도록 팀원을 도와줄 수 있는 챌린저 배치가 필요하다 

 

2. 사용자 분석

사용자 분석은 페르소나 설정 및 페르소나 스펙트럼을 작성하며 정리했다. 

만약, 정말 리더의 재가를 받고 진행한다면, 

비대면 설문조사 등을 통해 좀 더 사용자 분석에 공을 들일 수도 있을 것이다. 

 

UXpersia라는 사이트를 활용하여, 2가지 페르소나를 만들었다. 

(AI가 동양인 얼굴은 만들어주지 않는다)

- 50대 초반의 경력 20yr+ 차/과장급 선배 직원

- 30대 초반의 경력 5yr+ 대리급 후배 직원

 

작성에 앞서서, 상세한 워딩은 ChatGPT의 도움을 받았다. 

각 페르소나에 대해 생각나는대로 프롬프트를 입력한 뒤, 

예상되는 대표 성격, 한줄 요약, 조직에서의 목표, 모티베이션, 공포를 느끼는 것들을 

정리해달라고 했다.

물론, 그대로 쓸 수는 없었고, 일부 독해 후 수정을 거쳐야 했지만, 

그럼에도 불구하고 초안에 대한 도움으로 빠르게 작성하는 데 큰 도움이 되었다.  

 

페르소나 스펙트럼을 작성할 때도, ChatGPT 도움을 받았다.

이미 ChatGPT가 작성한 프롬프트 기반으로, 

두 가지의 페르소나를 비교할만한 요소가 무언지 추출해달라고 요청했다.

이를 기반으로, 나이 / 디지털경험 / 변화에 대한 수용성 / 조직에 대한 로열티 등의 키워드를 도출할 수 있었다.

 

페르소나 스펙트럼을 작성하고 나니,

조직에 대한 로열티가 평균적으로 높은 수준을 유지하므로 

이 요소를 적극 활용해서 전개에 도움이 될 수 있도록 해야겠다는 확신이 들었다. 

 

 

3. 비즈니스 환경 분석 

여러가지 비즈니스 분석 툴이 있지만, 서비스 기획에서는

BMC(비즈니스 모델 캔버스)가 가장 적합하다고 생각이 든다. 

마찬가지로 BMC를 기준으로 해당 내용을 정리해보았다.

 

확실히 BMC는 생각의 공백을 메우는 데 썩 괜찮은 체크리스트다.

몇 가지 항목에 대해서는 좀 더 깊게 생각할 기회를 제공해주었다. 

한편, 이미 전략 구상 단계에서 이미 세워놓은 것을 받아쓴게 아닌가하는

자기 비판적 생각도 잠깐 스쳤다. 

키 파트너	키 리소스	가치제안	고객관계	고객세그먼트
4개팀 소속 직원 그리고 팀별 챔피언 + 관리자	-시스템 관리 기술 -관리자 지정 -육성 시스템 - -각 팀원들의 조직 로열티	직원대상 복수팀의 회의실 관리 편이성 회의실 정보 조회 편이성   리더대상 관리에 대한 귀책 대비	모든 조직원 디지털 경험이 부족한 팀원 vs 적응이 빠른 팀원	리더들 – 팀장/실장 직원들 - 디지털 경험이 부족한 고참 직원 - 디지털 경험과 동경이 있는 저연차 직원
키 액티비티			고객채널
-회의실 별 예약 -날짜와 시간별 예약 -예약 사항 조회 확인			-관리자와 대면커뮤니케이션 -사내 채팅앱을 통해 별도 커뮤니케이션 루트 확보 -리더 -> 챔피언 -> 팀원의 구조의 컨센서스 형성
비용 구조			수입구조
무비용			모든 팀원의 전환비용을 어떻게 감당하느냐에 대한 고민 필요

 

4. 최종 개발 및 전개 전략 도출 

앱 자체는 쉬운 사용성이 무엇보다 절실하게 필요할 것으로 보인다.

가급적 직관적으로, 오프라인 사용자 여정과 1:1 연관지어 생각할 수 있게 만들어야겠다.

 

그 밖에, 챌린저 육성 및 운용 전략과

원활한 전개를 위한 리더들과의 컨센서스 확보가 선행될 필요가 있다

오프라인 사용자 여정 형성	리더십 컨센서스 확보	채널 형성
회의실 방문 후 출력물 팻말을 거는 기존 오프라인 사용자 여정 일부 유지 및 활용 복도 중앙에, 회의실 예약 및 관리 공용 태블릿 설치 심리적 경험적 전환 비용을 최소화	리더 먼저 설득 -공포 마케팅 기법 사용 -회의실 사용 데이터와 책임 및 관리 소지 파악 필요성 리더십을 통한 탑-다운 전개 -사용자 여정 시프트 독려	팀 별 챔피언 운용 -각 팀별 내부 전파자 운용 -챔피언간 채널 형성 장기적 방향 -전보 등을 고려한 중장기적 관리자 인력 육성 필요 -채널 통해서 관리자 인수인계