PMP 15 프로젝트 조달 관리

주요 개념들 

- 프로덕트 서비스 구매는 조직 내 프로세스나 정책에 영향을 받는다 > 그래서 계획해야 

- 소스(공급자) 선택도 만찬가지 > 승인된공급업체 또는 라이센스 ? 

- 계약을 만들고 마무리하는 것 

- Purchase order ; 구매에 대한 협약 / 구매 주문 

- MOA ; memoranda of agreement ; / SOA service level agreement / 협약 

- Contract ; 계약 

- PM의 고려사항들

  - Legal Obligation & 페널티 

  - 권한 위임이 필요함 > PM이 보통 직접 사인한는 권한 X 

- 계약 개요 

  - 결과와 배송물 등 / 계약서에 없는 것은 법적으로 다툴 수가 없다 

  - 국제 법률에 관한 것들 

  - 제공에 관한 조건들

  - 프로젝트 니즈가 procurment 와 부합해야 함 

- 판매자 참여 

  - 바이어는 주요 이해관계자

  - 판매자는 모든 프로젝트 프로세스를 고려햐야 함 

  - 조건은 판매자의 관리 프로세스에 포함되야 함 

  - 계약은 프로젝트 팀의 옵션을 제한 할 수 있다 

 

최근 트렌드

- Advance in tool ; 온라인 툴 

- Risk 관리 발전 ; 특정 리스크를 협력업체를 통해 전가할 수 있다

- 산업 분야에 따라 계약 프로세스가 다르게 변화했다 

- 로지스틱과 공급 망 관리 ; 물류 중요성 증가 / 국제적 물류 처리가 중요해짐

- 기술 및 이해관계자 관계 ; 공공지원의 경우 (국민 미디어도 신경써야), 웹캠 

- 시범 계약 trial engagement ; 

- 고려사항 조정 ;

  - 조달의 복잡성 / 물리적 위치 / 거버넌스와 규제 환경 / 계약자의 가용성 

 

애자일 프로젝트 조달 고려사항

- 벤더와 협력적인 관계 유지할 것

- 판매자일 경우, 고객과 협업할 것 

 

조달 계획 

- 고려사항들

  1. 조달이 필요한지 2. 무엇을 조달할지 3. 얼마나 조달할지 4. 언제 조달할지

- 인풋 ; 프로젝트 헌장, PM 계획, 프로젝트 문서, EFF, OPA

- T&T; 전문가 판단, 데이터 수집, 데이터 분석, 공급처 선택 분석, 회의

- 아웃풋 ; 조달 관리 계획, 조달 전략, 비드 문서, 조달 업무 정의, 공급처 선택 기준, make-or-buy 의사결정 

         독립적 비용 측정, 요구사항 변경, 프로젝트 문서 업데이트

- 전형적인 조달 액트

  - SOW Statement of work / Terms of reference TOR 

  - 고수준 원가 측정

  - 모집 광고 / 검증된 판매자 식별 / 입찰 문서

  - 제안서 > 바이어 (제안서 기술적 평가 > 제안서 비용 평가 > 품질과 비용 평가) > 협상 계약 

- EEF 

  - 시장 환경 / 판매자 명성 과거 퍼포먼스 / 이용약관 / 멀티-티어 공급자 시스템

    / 계약 관리 시스템 / 법규 요구사항 / 회계 지불 시스템

- 시장 상황 평가 

  - 유일 공급자 sole source / 싱글 소스 (셀러는 많은데 소스를 하나만 할 때) / Oligopoly (소수독점)

 

 

프로젝트 요구사항 계획 

- 프로젝트 범위 기술서 / WBS / WBS 사전 > 무얼 어떻게 언제 조달할지 판단

- SOW Statement of work 작업기술서 // TOR Terms of referecne ;

  - 프로젝트 내에서 어떤 작업이 필요한지 정의

  - 프로젝트 전체에 대한 걸 이해할 X 

  - 요구사항 문서를 참조하여 디테일 결정

-  TOR 

  - 판매자가 완수해야하는 작업과 조건 기술  

  - 승인을 위해 제출해야할 데이터 / 계약서를 수행하기 위해 제공되야 함 

  - 처음 제출 시기와 리뷰 시간을 TOR에 기술하게 되어 있음 

 

게약서 타입 결정하기 ; 어떤 계약서가 적합한지 결정하기

- 계약서는 공식적 문서 / US는 사법부에서 보장 / 

- 모든 요구사항 반영 / 변경사항반영 필요 / 리스크 mitigation 도구가 있음 

- 계약의 법률적 내용 

  - fixed price / cost reimbursable (고정가격 / 원가정산)

  - 제안서를 포함 

  - 동의 완료한 내용 / consideration (보수) 내용 포함 

  - 법률적 목적 합법적 목적이어야 함 / 능력과 권한이 있는 사람이 사인 

- FFP firm fixed price contract (FFP) 확정 고정가 계약 

  - 셀러 : 초과 비용의 리스크를 감수 

  - 바이어 : 어떤 것을 구매할지 확정함 

  - 범위를 변경할 수 있음

- FPIF fixed price incentive fee 성과급 가산 고정가 계약 

  - 비용/일정/기술정 성과 > 

  - 성과급에는 최고 한도가 있음 

  - 셀러 ; 초과 비용의 리스크를 감수 

- FP EPA fixed price with economic price adjustment 가격 조정 조건부 고정가 계약 

  - 장기간 대규모 계약일 경우

  - 사전 결정된 재정적 조정 

  - 인플레이션, 비용 상승 또는 감소 <- 외부 컨디션에 의한 경우 ; 철강 등 

- Cost reimnusable 원가 정산

  - 판매자에게 불리함

  - 작업 범위는 초기에 정의될 수 없음

  - 높은 리스크가 존재함

  - 바이어 : 초과 리스크 감수 

- CPFF Cost plus fixed fee 

  - 수수료를 추가함 / 완료된 작업에 수수료를 지불 

  - 범위 변경 전까지 수수료는 고정

- CPIF Cost plus incentive fee

  - 성과 목표에 따른 인센티브 지급 

  - (고용주-건설사-자재조달) 인센티브 나누기, 건설사가 인센티브를 자재조달사와 나누는것 (80/20)

- CPAF Cost Plus Ward Fee 

  - 구매자가 수수료를 결정 

- T&M Time & Materials Contract 

  - 자재 투입량만큼 지불 / 조항에 명시된 것을 넘기면 안됨 / 시간제한도 있음

 

Make or Buy 

- 더 낮은 비용 / 인하우스 스킬 / 작업 통제 / 지적 자산 통제 / 새로운 기술 습득 / 가용 인력 / 코어프로젝트 집중

- build vs buy 의사결정 

  - 1. build - buy 투자-구매 원가 차액 

  - 2.  build - buy 매달운영비 차액 

  - 1 / 2 -> 회수에 필요한 개월 수 -> 시스템 운영 기간이 개월수를 초과하면 build

 

조달 관리 계획 수립하기 

- 셀러와 프로젝트팀의 협업 

  - 프로젝트 활동/ 레포팅 / 일정수립 / 비즈 운영 

- 어떻게 공급자가 선택될 건지

- 어떤 계약서를 쓸 것인지

- 독립산정 / 예산비용산정 수립해야함

- Procurement office 와 협업해야 함 

- 리드 타임 요구사항 지켜야 함 

- 이행보증금(bond)과 보험 성과에 대한 요구사항 

- 어떤 양식을 사용할지

- 멀티플 벤더와 일할 때 어떻게 관리

- 벤더 선택에 따른 메트릭 결정 (PMP / CISSP / 기술사 / 공식면허 .. ) 

- 조달 관리 계획서 / 보험증서 / 라이선스 / 

- EEF / 프로젝트 공개 입찰 등 

- R&R 규정 

- 법적 관할권 결정 legal jurisdiction 

- 지급방식과 통화 결정 

- 제한사항, 가정, 리스크 관리, 사전에 검증된 판매자 확인 등 

 

조달 문서 작성하기 

- Bid / Quatation 입찰참가서/견적서; 가격

- proposal ; 제안서 

- Invitation for bid IFB ; 입찰초청서 ; SOW가 기술되어있는 

- RFQ 견적요청서 Request for Quote; 

- RFP 제안요청서 Request for Proposal ; 

- RFI 정보요청서 Request for Information ; 당장 실구매력이 없을 때 

 

조달 수행하기 

- 판매자 반응 > 판매자선정 > 계약 순서대로 진행

- 인풋 ; PM 계획, 프로젝트 문서, 조달 문서, 판매자 제안서, EEF, OPA

- T&T ; 전문가 판단, 광고, 입찰 호의, 데이터 분석, 대인스킬과 팀스킬, 협상

- 아웃풋 ; 판매자선정 계약, 요구사항 변경, PM 계획 업데이트, 프로젝트 문서 업데이트, OPA 업데이트

- From the buyer

  - SOW/TOR

  - RFQ / IFB / RFP / RFI 등 준비 

- 판매자 선정

  - Weighting System 

  - Independent Estimates 

  - Screening system (자격미달 가리는 법)

  - Contract 협상

  - Seller Rating 시스템 (각 업체의 평가를 본 뒤에 선택) 

  - 전문가 판단 

  - 제안서 평가 

- 계약서 포함사항들 

  - SOW/TOR, 스케줄 베이스라인, 퍼포먼스 레포팅, 성과 기간, R&R, 장소, 프라이싱, 비용집행방법, 인수조건, 보증

   프로덕트 지원, 신뢰도, 수수료, 페널티, 인센티브, 보험과 성과에 대한 채권, 재수탁 승인, 요구사항 협의, 분쟁해결

 

판매자 선정하기

- 제안서, 입찰서 등으로 선평가 > 경험이나 아이디어가 더 중요할 수도

- 비용, 자격요건, 선별시스템, 품질과 비용, 유일공급인자, 고정예산대비예측성과

- 판매자 선정 기준 또는 기술들 

  - 가중치 시스템, 독립 평가, 선별 시스템, 계약협상, 판매자 평가 시스템, 전문가 평가, 제안서 평가 등

 - Letter of Intent 의향서

  - 양해각서 먼저 체결할 수 > 그리고 계약서 작성 . 

  - 법적 구속력은 없다 

 

조달 통제하기 

- 판매자-구매자 계약 함께 참여 

- PM과 사내계약행정관리자는 함께 일함

-  판매자 조건 어길 시, 

  - 대안적 분쟁해결 또는 취소 / 계약서가 모든 걸 우선함

- 인풋 ; PM 계획, 프로젝트 문서, 계약서, 조달 문서, 승인된 변경사항, WPD, EFF, OPA 

- T&T ; 전문가 판단, 클레임 해결, 데이터 분석, 조사, 감사

- 아웃풋; 조달 종료, WPI, 조달 문서 업데이트, 요구사항 변경, PM 계획 업데이트, 프로젝트 문서 업데이트

- 조달 통제 위해 필요한 것들

  - PM 계획, 프로젝트 문서, 계약서, 조달 문서, 승인된 변경점, WPD, EEF, OPA 

- 조달 프로세스 

  - 프로젝트 실행 지시 및 관리 > 성과 레포트 > 품질 통제 > 통합 변경 제어 > 모니터링 리스크 제어 

 

조달행정 관리 ; 판매자가 정확하게 보수를 받는지 관리하는 것

- 단계를 만족 시, 판매자보수 수령 - 바이어도 즉시 평가를 해야할 의무 / 성과 리뷰 필요 /  

- 현재 프로젝트를 통해 향후 프로젝트 고려사항 점검

- 계약 변경 제어

- 바이어의 성과 리뷰와 감사 > 성과 레포팅 

- 지급시스템 또는 관리시스템 사용할 수 있다 

 

클레임 관리하기 ; 두 당사자간의 충돌

- 계약 취소 ; 품질이 안좋을 때가 대표적 / 더 이상 필요하지않을 때 / 취소시 페널티는 계약서

- 클레임 관리; 

  -  Contested Changes ; 승인되지 않은 변경

  - 의견 충돌 

  - 클레임에 대한 계약 조건

   - ADR Alternative dispute Resolution > 분쟁해결 대안 (소송외)

  - 협상할 것이 언제나 우선이다.  

 

계약 종료하기

- 계약조건만족시 / 성과 검토하게 됨 / EVM 또는 트렌드 분석을 할 수도

- 감사 프로세스

  - 워크스루 인뎁스 조사 

  - 공무원이 조사할 수도 있다

  - 구매자쪽에서는, 모든 것들이 조달되었는지 검토 / 청구내역과 생산품을 비교검토

  - 합의 negotiatied settlement ; 법정 싸움 회피위해 얼마를 지급할지 재합의

  - 계약서 Closeout 완료 ; 사인오프 > 증명서를 해야 함 > 조달 파일내에 아카이빙