PMP 13 프로젝트 커뮤니케이션 관리

Comminicate 'with' stakeholders / not 'to' stakeholders 

face to face가 좋음 

 

핵심 개념들

- 다양한 커뮤니케이션 방법들이 있음

 - written vs spoken

 - formal vs infromal 

 - body language & tone 

 - media 

 - choice of words 

- 커뮤니케이션 활동에서 고려할 것 

 - internal vs external(대중 상대로)    

 - formal vs infromal 

 - hierarchical focus (누가 누구에게 하는가 ?) 

 - official vs unofficial 

 - written vs oral 

- 5c Communication 

  - Correct 문법과 스펠링 

  - Concise(간결한) 표현 

  - Clear 목적 

  - Coherent(논리정연) 아이디어 흐름

  - Controlled 아이디어 

 

프로젝트 커뮤니케이션 관리 트렌드와 새로운 방식들 

- 이해당사자를 프로젝트 리뷰 또는 회의에 참여시킴 

- 소셜 컴퓨팅이 점점 중요해짐 (페이스북 그룹 등) 

- 커뮤니케이션 접근방법도 점점 다양해지고 있음 

- Listen actively ; 요약하고, 집중할 것, 분명히 이해할 것 

- 문화적 개인적 차이를 이해할 것 / 분쟁을 관리할 것 

- 회의를 관리할 것 ; 어젠다 / 시작 종료 시간 / 모든 사람의 집중 / 기대 관리 / 기록과 할당 / 팔로업 

- 커뮤니케이션 테일러링 ; 이해관계자 기대 / 물리적 위치 / 기술 / 언어 / 지식 관리 

 

적응적 환경 고려사항들 

- 애자일 환경에서는 문서가 가치 있지 않음

- 팀 회의의 규칙과 접근방법이 정해져 있음

- 이해당사자는 협력적으로 직접적 소통

- Protect the team from interruption 

- 특징들 ; 페이스투페이스 / 일일 스크럼 미팅 또는 스탠딩 미팅 / 스프린트 리뷰 / retrospective 

 

커뮤니케이션 계획 

- 인풋 ; 프로젝트 헌장 , PM 계획 , 프로젝트 문서, EEF, OPA 

- T&T ; 전문가 판단, 커뮤니케이션 요구사항 분석, 기술, 모델, 방법, 대인스킬과 팀스킬, 데이터 표현, 회의

- 아웃풋 ; 커뮤니케이션 관리 계획, PM 계획 업데이트, 이해관계자 참여 계획 

- 커뮤니케이션 계획의 목표

  - 누가 / 언제 정보가 필요한지 식별 

  - 어떻게 ; 기대되는 Modality 식별 

  - 정보를 어떻게 보호하고 저장하고 접근을 하게 할 것인지 결정 

  - 커뮤니케이션 영향 인자 (시간대, 언어, 워킹 아워, 기술, 문화적 고려사항) 고려  

- 커뮤니케이션 계획 고려사항들 

  - 커뮤니케이션 저장과 검색

  - 팀 멤버들의 지정학적 위치 

  - SW 가용성 / 기술적 가능성 / 언어 장벽 / 전화 또는 비디오 컨퍼런스 기술들 

- EEF 

  - 기업 문화와 구조가 영향을 줌 / 관련 기준과 법규 / 리스크 한계치 / 인원관리 정책 / 커뮤툴 / 물리적 구성

- 의사소통 요구사항 

  - 이해관계자의 요구사항과 참여 계획 

  - 프로젝트 개발 접근 방법 

  - 조직도 / 커뮤니케이션 채널 / 원격 이해관계자에 대한 접근방법 / 프로젝트 구조 / R&R  

  - 부서와 분야 / 프로젝트에 참여하는 사람의 숫자와 위치 / 내외부 정보 필요성 / 법규 / 이해관계자 정보

 

커뮤니케이션 기술 

- 정보 필요 긴급성 / 기술 접근성 / 사용 편이성 / 프로젝트 호나경 / 민감성과 기밀성 

- 커뮤니케이션 채널 공식 

  - N(N-1)/2 > N=이해관계자들 > 커뮤니케이션 채널 갯수 (악수 횟수와 같다)  

- 커뮤니케이션 모델 

  - sender, encoder, medium, decoder, receiver, noise, barriers, acknowlegements, feedback&response

- 다른 고려사항 

  - Cross-Cultural 

  - 업무 방식 / 나이 / 국적 / 전문성 등 

  - 보낸이의 감정 상태 / 지식/  배경 / 성격 / 편견 / 받는 사람도 고려할 것 

 

커뮤니케이션 방법들 

- 인터액티브 소통 ; 리얼타임 ; 회의 전화 

- Push 커뮤니케이션 ; 매시지를 푸시하는 것과 같음 / 이해가 되었는지 확인 X 

- Pull 커뮤니케이션 ; 웹사이트나 DB에서 가져가는 것 ; 보안이 개입됨 ; 

- 인터퍼스널 소통 ; 개인 / 대부분 페이스 투 페이스

- 스몰 그룹 소통 ; 3-6 사람들끼리 소통

- 퍼블릭 소통 ; 한 명의 스피커 - 그리고 그룹들

- 매스 소통 ; 큰 그룹에 작은 커넥션을 유지하는 방법

- 네트워크 & 소셜 컴퓨팅 ; 대대다 커뮤니케이션 

- Artifcat ; 커뮤니케이션의 물리적인 결과들 

 - 노티스보드 / 뉴스레터 / 문자 / 발간물 / 전화와 전화기록 / 프레젠테이션 / 포커스 그룹.. 

 

대인관계와 팀 스타일 평가 

- 커뮤니케이션 스타일 평가 

  - 가장 좋은 커뮤니케이션 스타일을 식별하는 것 ; Format & Content

- Unsupportive stakeholders ; 이해관계자 참여 평가  / 이해관계자 참여 갭 식별 / 추가적인 소통을 요구할 수도

- 정치적 인지 ; 프로젝트 그리고 조직의 환경을 고려하여 소통 계획을 짤 것  

  - 정치적 인식이란 무엇을 고려해야할까 Concerns the recognition of ;
  - 권력 관계 ; 운영 의지 ; 전략에 대한 이해  ; 권력자가 누구인가 ;  이해관계자 소통 능력 

- 문화적 인지 ; 문화적 충돌을 인지하고 조심해야 함 

 

데이터 Representation 

- Work Performance Report ; WPD, WPI 

- 상태 레포트 ; 누적 비용, 예산, 범위, RAG 레이팅, 일정 

- 이해관계자 참여 매트릭스 ; Unware, Resistant, Neutral, Supportive, Leading 5가지 

  - 오른쪽에있는 것이 좋다

 

 성공적인 커뮤니케이션 하기 

- 가장 흔한 커뮤니케이션 = verbal 

- verbal의 절반은 listening ; 듣는 사람이 이해했는지 확인할 것 (바디랭귀지, 피드백, 구두확인)

- 5가지 특징 

  - Paralingual ; 피치 톤 억양 ; 의미를 부여하는 게 달라질 수 있다

  - 피드백 ; 

  - 적극적인 경청 ; 들을 걸 다시 말해서 확인 하는 것

  - effective listenging ; 관련 질문을 되묵거나, 준언어적 표현을캐치하면서 들어야함 

  - nonverbal ; 몸짓 표정 같은 비구두적 커뮤니케이

 

커뮤니케이션 계획 만들기

- 이해관계자의 요구사항을 알아야 한다 

- 어떤 것이, 소통되어야 할지, 포맷, 내용과 디테일 등  

- 프로젝트 동안 정보 흐름이 어떻게 될 지 

- 모달리티 & 보안 / 방법(이메일, 메모, 레포트, 등) / 스케줄

- 어떻게 이슈를 Escalate할 것인가

- 정보를 검색하는 법 -> 그래야 지식 관리가 되므로

- 어떻게 커뮤니케이션 관리 계획이 업데이트가 되야 할까, 정보에 대한 플로우차트

- 커뮤니케이션 제한사항 

- 프로젝트 용어집 (Glossary) 

 

프로젝트 커뮤니케이션 관리하기 

- 프로젝트 정보를 수집 > 정보 분배 > 커뮤니케이션 저장 > 실제 정보 배포 > 적합한 이해괸계자가 정보 획득

- 인풋 ; PM 계획, 프로젝트 문서, WPR, EEF, OPA

- T&T ; 커뮤니케이션 기술, 메서드, 스킬, PMIS, 프로젝트 레포팅, 대인기술 및 팈스킬, 회의

- 아웃풋 ; 커뮤니케이션, PM 계획 업데이트, 프로젝트 문서 업데이트, OPA 업데이트 

- 커뮤니케이션 관리란? 

  - 올바른 센더-리시버 모델 / 미디어 / 라이팅 스타일 / 회의 관리 / 프레젠테이션 / 퍼실리테이팅 / 경청 

- 커뮤니케이션 툴 

  - 커뮤니케이션 기술 / 방법론 / 스킬(피드백, 비언어적, 프레젠테이션 등) / PMIS 

  - 프로젝트 레포팅 , 대인 및 팀 스킬, 회의 관리 

 

커뮤니케이션 모니터링하기

- 품질과 효율성 재고 필요 / PM의 데일리 업무 / 어떻게 정보가 패키징,전달,보호

- 인풋 ; PM 계획 . 프로젝트 문서, WPD , EEF OPA

- T&T ; 전문가 판단, PMIS, 데이터 분석, 회의 

- 아웃풋 ; WPI, 요구사항 변경, 프로젝트 문서 업데이트

- 커뮤니케이션 모니터링

 - 고객 만족도 조사

 - 레슨 수집  

 - 팀 관찰 

 - 이슈로그를 통한 데이터 리뷰

 - 이해관계자 참여 평가 매트릭스 

- OPA 요인들; 소셜, 윤리, 보안등에  회사의 정책과 절차가 영향을 줄 수 있음

- 레포팅 Performace ;

  - 비용 일정 리스크 이슈 품질    

  - 퍼포먼스 레포트 / 예측 / 요구사항 변경 / 추천되는 시정조치 등을 포함할 것