PMP 12 프로젝트 자원 관리

자원 관리 주요 개념들

- Determine > Get > Control 

- 휴먼 리소스 & 물리적 리소스 

- 프로젝트 역일표 ->  자원 역일표도 챙기자 (자원이 가용한 시기) 

- 프로젝트 팀과 매니저 ; Willingness, Dedication, retention, 노무, 평가, 근로 건강 안전 이슈

- 프로젝트 팀의 영향들 ; 팀 환경, 지리적 위치, 이해관계자 소통, 내외부 정치, 조직변경관리, 문화 이슈

- 물리적 자원에 대한 고려사항 ; 

  - 인프라 및 리스크에 대한 스케줄 

  - 저품질 자재 > 프로덕트 품질 손상

  - 과다 재고 > 운영 비용 상승

  - 낮은 재고 > 고객 수요 만족 ; 공급사슬 관리를 하면서 체인을 관리해야 

 

자원 관리 트렌드 

- 린 매니지먼트 ; 백로그 > 다음 자원에 반영 

- JIT (Just in time) ; 재고를 거의 남기지 않는 방식 적기 공급 

- Kaizen ; 작은 변경 누적 > 큰 결과 

- TPM (Total Productive Maintenance) ; 예방적 보완 활동

- Theory of constraints > 더욱 효율적이게 됨 

- Emotional intelligence EI ; 정서지능 > 사람들을 다루는데 도움됨

  - 인바운드 ; 자기 관리 ; 

  - 아웃바운드 ; 그가 말하는 내면의 것을 이해 ; 관계 관리

- Self Organizing Teams ; 중앙의 업무 지시 없이, 스스로 누구 무엇을 할지 결정

  -  PM ; 환경과 지원 / 신뢰 부여 

  - 전반적인 전문가 Generalized Specialist / 건설적인 피드백을 수용함

- 가상 팀 /  Virtual Team & Distributed Team

  - 통신 기술 써야 함 ; 이메일 소셜 미디어 등  

  - 멀리 있는 전문가 포함 ; 재택 가능 ; 

  - 커뮤니케이션 어려움 / 소외감 / 지식 공유 격차 / 진행사항 트래킹 어려움 / 결집력 약함 

- 자원 테일러링 ; 물리적 위치 / 특정 업종 자원 / 팀원 획득  / 다양성 

- 자원 테일러링 고려사항 

  - 관리 스타일이 무엇인지 / 조직적 툴 / 특수 요구를 가진 멤버 / 특수 훈련 필요? / LC 접근 

 

적응형 환경에서 고려사항 ; 집중과 협업을 극대화 

- Self Organized Team with Generalized Specialists

- 생산성 향상 협업 / 문제 해결 활성화

- 구분된 업무 활동 통합 / 커뮤니케이션 향상 / 지식 공유 향상 / 업무 할당 유연성 

- 협업 ; 다양성과 급격한 변화 아래에 업무 / 중앙화 하거나 의사결정에 짧은 시간 할당됨 

- 자원 관리 ; 예측 어려움 / 패스트 서플라이를 위한 계약서 필요 / 린 메서드 

 

자원 관리 계획 

- Identify team needs > Report relationship > assign R&R > acquire physical Resource

- 자원 관리에 영향을 끼치는 것들; 팀 환경과 정치 / 커뮤니케이션 / 조직변경관리/ 문화조직이슈 

- 자원 용어 ; 

  - Role ; 유전적인 프로젝트 팀 이름

  - Authority ; Responsibility ; Competency 

- 인풋 ; 헌장 / PM 계획 / EEF / OPA

- T&ㅆ ; 전문가 판단 , 데이터 표현 , 조직 이론, 회의

- 아웃풋 ; 자원 관리 계획, 팀 헌장, 프로젝트 문서 업데이트 

- ORG Chart ; 조직도 ; 

- 매트릭스 차트 ;
  - RACI 차트 (Resposible/Accountable/Consultive/Informed)

  - RAM 차트 (마음대로 알파벳을 쓸 수 있음)

  - R&R 차트 

 

조직 이론 

- 매슬로우 욕구 단계 ; 생리적 > 안전 > 사회적 > 존경심 > 자기실현 

- 허즈버그 동기 이론 ; 동기상실요인 vs 동기유발요인

- 맥그리거의 X & Y ; Y 사람들은 셀프 동기가 되어있는 사람들 

- 맥클레란의 욕구이론 ; 3가지 욕구를 충족시키길 원한다 ; Achievement, Affiliation, Power (성취 친교 권력)

  - TAT(Thematic Apperception Test) ; 주제 통각 검사를 통해서 욕구를 파악할 수 있음

- Ouchi Z 이론 ; 평생고용, 일본관리 스타일

- Vroom의 기대치 이론 ; 사람들이 기대하는 행동으로 행동하는 이론 

- 헤일로 효과 ; 후광효과 ; 개인에 대한 잘못된 인식이 있을 수 있다 

 

자원 관리 계획 

- 식별 > 스킬 갭 > 획득 트레이닝 외부조달 > 물리적 자원 획득  

- 자원 획득 ; 휴먼&물리자원 부서 협조, 인재 관리, 인재 육성, 리스크 식별, 계획 배포, 판매자 자원

- 계약 ; 외부조달 & EEF->회사 내부 조달, 노조와 협상, 추가적인 보고 관계 

- 식별(휴먼&물리자원) > 방법(물리자원조달) > 방법(팀멤버영입방출) > 관리(업무시간) 
  > 사용(필요할때만) > 결정(팀멤버의 타임테이블) > 자원 역일표 

- 트레이닝 니드와 계획 설정 / 채용 걱정 제거/ 컴플라이언스 / 조달

- 팀 헌장 작성 ; 프로젝트 팀과 매니저가 함께 만듦

  - 팀 밸류 / 커뮤니케이션 가이드라인 / 의사결정 프로세스 / 분쟁 해결 절차 / 미팅 / 팀합의사항 / 그라운드룰

  - 모두가 함께 준수할 책임을 가진다 

 

활동 자원 추정하기 

- Effort-driven vs fixed-duration / 노력중심활동 vs 고정기간활동 

- Laws of diminishing returns ; 수확 체감의 법칙 

- 인풋 ; PM 계획 / EEF/ OPA 

- T&T ; 전문가 판단, 상향식 산정, 유사산정, 모수 산정, 데이터 분석, PMIS, 회의

- 아웃풋 ; 자원 요구사항, 측정 근거 , 자원 분해구조, 프로젝트 문서 업데이트

- 자원 가용성 ; Resource calendar / 협상하거나 대안을 찾거나 프로젝트를 지연시켜야할 수도 있다 

- 자원 분해 구조도 ; 자원의 활용을 시각화 ; 

  - 자원의 제한사항을 보여주고 / 자원 필요도를 식별할 수 있게 함 

 

자원 확보하기

- 인풋 ; PM 계획 , 프로젝트 문서, 프로젝트 일정, EEF, OPA

- T&T ; 의사결정, 다기준 의사결정 분석, 대인적 스킬과 팀스킬, 가상 팀, 사전 할당 

- 아웃풋 ; 물리자원할당, 팀할당, 자원역일표, 요구사항, PM 계획, 프로젝트 문서 업데이트, 리스크 관리대장, EEF, OPA 업데이트

- 프로젝트 팀 만들기 ; 비용, 숙련도, 훈련, 법규 등 의무사항 준수 여부 

- 사전 할당 ; 이미 팀이 조직되어 있는 경우 / 협상 / 획득 ; 고용 또는 협력사 

- 가상 팀 ; 멀리 있는 사람과 일하는 경우, 전문가 수급 쉬움 

- 다기준 의사결정 분석 ; 가용성, 비용, 경험, 능력, 지식, 스킬, 태도, 국제적 인자

- 팀 획득 결과 ; 프로젝트 스태프 할당, 물리적 자원 획득, 자원역일표, PM 계획 또는 문서 업데이트

 

자원 협상하기 

- 가용성 / 비용 / 능력 / 경험 / 지식과 스킬 / 태도 / 국제적 요인 등을 고려해야함

- 자원협상 어려운 점 ; 조직구조, 기능별 관리, 다른 매니저들, 운영 일정, 필요이상의 롤 지속적인 부여 

 

스태프 획득하기 

- 대부분의 경우, 사전에 팀이 지정되어 있음 ; 가용성, 경쟁적인 계약 요소여부, 트레이닝 목적일 수도

- 외부 조달 ; 내부 자원으로는 스킬 부족할 때 / 가장 경제적인 영입 방법 선택 / 자원평준화 

 

가상팀 = non collocated team = dispersed team 

- 커뮤니케이션이 중요함 / 기술적 솔루션을 사용힘 - 웹회의 화상회의 등 

- 다양한 지리적 공간 / 전문가 획득 쉬움 / 홈 오피스 등 가능 

 

프로젝트 팀 개발하기 ; 경쟁력을 향상한다는 뜻

- 목표 : 팀워크 개선 / 동기 부여 / 턴오버율 감소 / 전반적 성과 향상 

- 인풋 ; PM 계획 프로젝트 문서 EEF OPA 

- T&T ; 코로케이션 가상팀 커뮤니케이션기술 대인기술 팀기술 인정과 보상 트레이닝 평가 회의

- 아웃풋 ; 팀 성과 평가, 변경사항 요구, PM 계획 업데이트, EEF & OPA 업데이트 

- 팀 개발 주도하기 ;

  - 대인적스킬이 중요 ; EI 분쟁해결 인플루언싱 

  - 팀 트레이닝 / 팀 구축 활동 

  - 그라운드 룰 / 코로케이션 = 타이트 매트릭스 / 인정과 보상 / 개인적 평가 도구 ; 의견조사 & 구조화 면접

- 팀 성과 평가

  - 스킬 개선 / 팀 경쟁력 향상 / 턴오버율 감소 / 팀 결속력 향상 

 

팀 구축 활동 ; Team building - 대인관계 개선이 목적 

- 오프사이트 활동 / 퍼실리테이팅 이벤트 

- 트레이닝 활동도 여기에 포함될 수 있다

- 서로 참여하고 대화를 유도함

- 팀 의견 불일치 시 룰을 수립할 있음 

- Quick Team involvement activities ; 퍼즐 등 

 

자연스럽게 프로젝트 팀 개발 ; 

- 브루스 터크만의 모델에 근거함, 터크만 사디리 -> 5단계

 1. Fomring ; 형성기 - 바로 만나느 단계 

 2. Storming ; 격동기 - 리더 또는 추종자로 역할을 인식 

 3. Norming ; 규범기 - 역할을 이정 / 추종 또는 리딩 시작 

 4. Performing ; 성과기 - 결속력 향상 > 일을 잘하게 됨 

 5. Adjourning ; 휴지기 - 프로젝트 종료, 해체 

- 일반적 관리 스킬 

 - Leading ; 방향 설정, 인원 할당, 동기 부여

 - Communicating ; 경청이 절반이다

 - 협상하기 / 문제해결 / 영향력 / 등 

 

Rewarding 보상하기 ; 좋은 성과와 행동을 촉진함 

- 보상과 의사결정에 대한 파워는 한계가 없어야 함 

- Good Work에 대해서만 리워딩 함 

- 동기의식 / intangible 무형적 보상도 괜찮음 / 프로젝트 내내 표창할 필요 있음

- 문화와 보상 ;  문화적인 상황을 이해하고 보상해야 함 / 제로섬 보상은 하면 안됨 

 

평가 완성하기 ; 

- 팀 멤버는 피드백을 원함 <- 조직 정책과 프로세스에 맞는지 사전에 확인해야함

- 360도 피드백 접근 <-  동료 상사 부하직원까지 

- 평가를 통한 트레이닝 ; 공식 교육, 강의실 훈련, 직무중훈련, 교차 훈련, 섀도잉

- 평가에 대한 목표 ; 스킬 경쟁력을 향상시키기 위함 > 턴오버율 감소 / 팀 결속력 향상 

 

프로젝트 팀 관리하기 

- 팀 멤버 성과 트래킹 / 피드백 / 팀 변경 관리 / 영향력 발휘 / 분쟁 해결 등 

- 인풋 ; PM 계획, 자원관리 계획, 프로젝트 문서,업무성과보고서, 팀 성과 평가, EEF, OPA

- T&T ; 대인스킬과 팀 스킬, PMIS

- 아웃풋 ; 변경 요청, PM 계획 업데이트, 프로젝트 문서 업데이트, EEF 업데이트  

- OPA 활용 ; 자격증, 뉴스레터, 우베사이트, 보너스 구조, 회사 유니폼 등 

- 갈등 관리 ; 자연스러운 것 , 개방성이 해결하게 함, 이슈에 집중, 성격에 집중하지 말것, 타임 압력, 포지션 압력

- 문제 해결 ; 협력적 문제 해결, Forcing/Directing, Compromising/Reconcile, 회피-일드&루즈, 평탄화&Commodating 

- 대인스킬 ; 리더십과 인플루언싱(설득적이며, 경청, 팀 인터랙션과이슈파악, 신뢰유지) 

- 효과적 의사결정 ;
  - 프로제긑 목표 집중 > 의사결정 프로세스 준수 > 환경적 요소 학습 > 정보 분석 

    개인적 자질 고려 > 팀 창의성 촉진 > 리스크 관리 > Approachable한 사람 되기 

- 매니지먼트 스타일 

  - Autocratic ; 독재적 

  - Democratic; 팀이 의사결정에 참여 

  - Laissez Faire ; PM이 팀이 결정하게 내비둠

  - Exceptional ; 상위 / 하위 등을 차등하여 관리 

- 프로젝트 관리 권력 5가지 

  1. Expert Experienced ; 전문가적인 파워 

  2. Reward - incentive ; 보상적인 

  3. Formal Postional ; 지위에 의한 

  4. Coercive threatened ; 처벌적인 

  5. Referent Reference ; 예전에 일해본 적이 있을 경우 

 

자원 통제하기 ; 여기는 대부분 물리적 자원을 얘기함 

- 배송 지연 / 할당 통제 / 결함 통제 / 인간적 물리적 고려사항 

- 인풋 ; PM 계획, 자원 관리 계획, 프로젝트 문서, WPD, 계약서, OPA

- T&T ; 데이터 분석, 문제 해결, 대인 및 팀 스킬, PMIS

- 아웃풋 ; WPI, 변경사항 요청, PM계획 업데이트, 프로젝트 문서 업데이트 

- 자원 통제 활동

  - 지출 모니터링 / 부족 잉여 식별하기 / 자원 사용 계획 확인하기 / 통지하기 / 요인 통제하기 / 변경 관리하기 

- 자원 관리 문제 해결 6단계 

  1. 문제 식별하기

  2. 문제 정의하기 ; 관리가능한 문제로 정의 

  3. 조사하기 ; 데이터 수집 

  4. 분석하기 ; 근본 원인 조사 

  5. 해결하기

  6. 해결방안 확인하기 ; 해결되었는지 확인